AUFTRAGSABWICKLUNG

Kundenservice: Einfacher als je zuvor.

Machen Sie Ihren Kundenservice effizienter. Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Geschäftsvorgänge beschleunigen: Schnellere Prozesse bedeuten zufriedenere Kunden.
Zusammenarbeit und Reaktionszeiten optimieren: Ihr Team ist besser vernetzt und reagiert schneller.
Sensible Kundendaten schützen: Sicherheit steht an erster Stelle.

Alle Auftragsdokumente zentral organisiert und immer griffbereit

Alle wichtigen Unterlagen an einem Ort! Zentralisieren und verknüpfen Sie sämtliche Auftragsdokumente wie Angebote, Bestellungen, Serviceberichte, Verträge und Ausgangsrechnungen.
Mit unserer DMS erstellen Sie lückenlose Kundenakten, die es Ihrem Team ermöglichen, abteilungsübergreifend zusammenzuarbeiten und Kundenrückfragen sofort zu beantworten. Das Ergebnis? Optimaler Kundenservice – jederzeit!

Nahtlose Übergabeprozesse für reibungslose Zusammenarbeit

Verkürzen Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Aufträge – von der ersten Erfassung über die Disposition bis zur finalen Rechnungsstellung!
Unsere DMS versorgt alle Verantwortlichen rechtzeitig mit den nötigen Informationen und Aufgaben. Sie erinnert bei Verzug und bietet Ihnen einen sofortigen Überblick über den aktuellen Status jedes Auftrags. So arbeiten alle Abteilungen Hand in Hand und Ihre Prozesse laufen wie geschmiert.

Volle Transparenz, auch bei Sonderfällen

Wer hat den Auftrag wann erfasst? Warum gab es einen Sonderrabatt und wer hat ihn genehmigt? Unsere DMS beschleunigt nicht nur Ihre Auftragsprozesse, sondern schafft gleichzeitig vollständige Transparenz über alle Entscheidungen.

Jeder einzelne Bearbeitungsschritt lässt sich in Echtzeit und sogar Jahre später noch exakt nachvollziehen. So wissen Sie immer, was passiert ist – selbst bei Ausnahmen.

Sichere Erweiterung für ERP, WaWi und CRM

Sorgen Sie für lückenlose Kundenakten – ganz ohne Papierausdrucke, verschwundene E-Mails oder Compliance-Risiken. Unsere DMS verbindet sich direkt mit Ihren bestehenden Business-Lösungen wie ERP-, WaWi- und CRM-Systemen.

Das System archiviert Auftragsdokumente sicher und automatisiert Arbeitsabläufe durchgängig. Das erspart Ihnen den ständigen Programmwechsel, garantiert synchrone Daten und steigert die Effizienz über Systeme und Abteilungen hinweg.

Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Sie nachhaltig Kosten und gewinnen Sie wertvolle Zeit. So fließen Ihre Prozesse reibungslos.

Purchase-to-Pay

Optimieren Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) – und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein absolutes Minimum.

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DOCUGREEN meistern Sie jede Dokumentenflut. Steigern Sie das Tempo in Ihrem Business und arbeiten Sie effizienter denn je!

Vertragsverwaltung

Mit den Lösungen von DOCUGREEN gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, speichern Sie diese sicher und optimal organisiert – unternehmensweit.

Qualitätsmanagement

Mit DOCUGREEN bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse. Das Ergebnis: eine einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen und klare Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

Auftragsabwicklung

Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Digitale Personalakte

Mit DOCUGREEN organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. So gewinnen Ihre HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück.

Sichere Archivierung von Dokumenten

Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie unterstützt eine DMS die Effizienz in der Auftragsabwicklung?

Unsere DMS (Document Management Solution) transformiert Ihre Auftragsabwicklung durch Automatisierung und Digitalisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen. Dies erleichtert die Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Aufträge erheblich. Durch die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Business-Lösungen und die zentrale, sichere Ablage aller relevanten Dokumente steigert unsere DMS die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Auftragsabwicklung deutlich.
- Eingang: Rechnungen gelangen per E-Mail-Import oder durch Scannen ins System.

- Datenerkennung: Alle relevanten Daten werden automatisch von einer intelligenten OCR-Technologie und KI-Unterstützung extrahiert.

- Fehlerprüfung: Rechnungen werden vom System auf mögliche Dubletten oder andere Unstimmigkeiten überprüft.

- Freigabeprozess: Die Rechnung wird automatisiert an die zuständigen Stellen zur Freigabe weitergeleitet. Dabei sind komplexe Freigabestufen und ein automatischer Belegabgleich selbstverständlich.

- Buchungsvorbereitung: Rechnungen können vorkontiert und die vollständigen Buchungsdaten an Ihr ERP- oder Finanzsystem übergeben werden.

Wie funktioniert die Verwaltung von Kundenakten mit der DMS?

Mit unserer DMS lassen sich nahezu alle Arten von Dokumenten digitalisieren, sicher speichern und intuitiv organisieren. Die Dokumente werden intelligent über eine Vorgangs- und Kundennummer miteinander verknüpft. Darüber hinaus können Sie mithilfe weiterer Filterkriterien, einer leistungsstarken Volltextsuche oder einer übersichtlichen Ordneransicht Kundeninformationen und -akten im Handumdrehen recherchieren.

Wie schützt die DMS unsere Kundenakten vor unbefugtem Zugriff?

Unsere DMS ist mit umfassenden Sicherheitsfunktionen ausgestattet, die Kundenakten zuverlässig vor unberechtigtem Zugriff schützen. Durch präzise konfigurierbare Benutzerrechte und Verschlüsselung stellen wir sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können. Zusätzlich protokollieren Audit-Trails jeden Zugriff detailliert, um jederzeit volle Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Wie werden Auftragsdokumente in der DMS angezeigt und bearbeitet?

In unserer DMS können Sie Ihre Auftragsdokumente unabhängig vom Originalprogramm anzeigen. Sie haben die Möglichkeit, Notizen, Ihre digitalisierte Unterschrift und Stempel hinzuzufügen sowie wichtige Details hervorzuheben. Falls gewünscht, können Sie Dokumente auch direkt im Originalprogramm öffnen, um sie weiter zu bearbeiten. Ein besonderer Vorteil ist zudem, dass Sie beliebige Dateiformate – wie beispielsweise eine Bestellung und eine E-Mail – zusammenheften und gleichzeitig anzeigen lassen können, was die Übersichtlichkeit enorm erhöht.

Welche Integrationsmöglichkeiten bietet die DMS für eine effiziente Auftragsabwicklung?

Unsere DMS bietet vielfältige und flexible Integrationsmöglichkeiten, um eine nahtlose Zusammenarbeit mit allen Geschäftslösungen zu gewährleisten, die Sie in Ihrer Auftragsbearbeitung einsetzen. Dazu gehören gängige ERP-Systeme wie SAP und Microsoft Dynamics, CRM-Systeme wie Salesforce, aber auch Buchhaltungssoftware wie Sage und DATEV, die sich über APIs, Konnektoren und Plugins problemlos anbinden lassen. Leistungsstarke Import- und Exportfunktionen sowie Webservices erleichtern den reibungslosen Datenaustausch. Darüber hinaus ermöglichen iPaaS-Plattformen wie make.com oder Microsoft Power Automate eine schnelle und flexible Integration, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz in der Auftragsabwicklung spürbar zu steigern.