SOFTWARE FÜR DIGITALE PERSONALAKTEN

Mehr Zeit für Strategisches: Digitale Personalakten & HR-Workflows

Die Verwaltung und Suche nach Personaldokumenten kostet Ihr HR-Team zu viel Zeit und Nerven? Das gehört der Vergangenheit an! Mit unserer DMS organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren gleichzeitig repetitive Aufgaben.

Schneller Zugriff auf Personalakten: Anfragen beantworten Sie blitzschnell und effizient.
Sicherheit für vertrauliche Daten: Profitieren Sie von voller Transparenz und Compliance beim Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten.
Automatisierung von HR-Prozessen: Weniger Administratives bedeutet mehr Raum und Zeit für strategische Personalthemen!

HR-Dokumente: Schnell speichern und effizient bearbeiten

Verabschieden Sie sich von Papierstapeln, unübersichtlichen Excel-Listen und zeitraubendem manuellem Hin und Her! Mit unserer DMS erledigen Sie administrative Aufgaben im Bewerbungsmanagement, Onboarding oder der Gehalts- und Lohnabrechnung mit nur wenigen Klicks.

Die Software speichert alle Personaldokumente sicher und ermöglicht Ihnen das schnelle Abrufen, Teilen und Aktualisieren relevanter Informationen. So bleibt Ihr HR-Team agil und produktiv.

Weniger Anfragen, schnellere Arbeitsabläufe

Profitieren Sie doppelt: Self-Service-Funktionen ermöglichen Ihren Mitarbeitenden den flexiblen Zugriff auf ihre eigenen Personaldokumente und reduzieren gleichzeitig den administrativen Aufwand in der Personalarbeit.
Verbleibende Fragen können effizienter beantwortet werden, da alle relevanten Informationen im Handumdrehen zur Verfügung stehen. Das spart Zeit für alle Beteiligten und macht Ihre HR-Prozesse schlanker.

Datenschutz und Transparenz: Einfach sicherstellen

Minimieren Sie die Risiken, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten einhergehen! Unsere DMS gibt Ihren Mitarbeitenden die Gewissheit, dass nur berechtigte Personen ihre Akten einsehen können.

Jeder Zugriff wird dabei genau protokolliert und ist stets nachvollziehbar. So gewährleisten Sie höchste Sicherheit und Transparenz im Umgang mit sensiblen Informationen.

Prozesse automatisieren: HR zukunftsweisend gestalten

Gewinnen Sie mehr Zeit und Freiraum für strategische HR-Aktivitäten – sei es im Recruiting, in der Teambildung oder der Personalentwicklung. Schaffen Sie eine moderne Unternehmenskultur und konzentrieren Sie sich auf wirklich wichtige Projekte.
Wie das geht? Indem Sie Ihre HR-Prozesse automatisieren und manuellen Aufwand, zum Beispiel in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, eliminieren. So kann sich Ihr HR-Team voll auf das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden konzentrieren.

Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Sie nachhaltig Kosten und gewinnen Sie wertvolle Zeit. So fließen Ihre Prozesse reibungslos.

Purchase-to-Pay

Optimieren Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) – und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein absolutes Minimum.

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DOCUGREEN meistern Sie jede Dokumentenflut. Steigern Sie das Tempo in Ihrem Business und arbeiten Sie effizienter denn je!

Vertragsverwaltung

Mit den Lösungen von DOCUGREEN gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, speichern Sie diese sicher und optimal organisiert – unternehmensweit.

Qualitätsmanagement

Mit DOCUGREEN bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse. Das Ergebnis: eine einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen und klare Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

Auftragsabwicklung

Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Digitale Personalakte

Mit DOCUGREEN organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. So gewinnen Ihre HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück.

Sichere Archivierung von Dokumenten

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Dokumente können in einer digitalen Personalakte abgelegt werden?

In einer digitalen Personalakte können sämtliche relevanten Unterlagen zu Ihren Mitarbeitenden zentral und sicher gespeichert werden. Dazu zählen beispielsweise Bewerbungsdokumente, monatliche Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen, gestellte Urlaubsanträge, Arbeitszeugnisse oder auch Nachweise über absolvierte Schulungen und Weiterbildungen.

Wie sicher ist die digitale Speicherung von Personaldokumenten?

Die Sicherheit der digitalen Ablage von Personaldokumenten genießt bei uns höchste Priorität. Mit unserer DMS (Document Management Solution) können Sie sich darauf verlassen, dass sensible Daten umfassend geschützt sind. Die Software setzt dabei auf vielschichtige Sicherheitsmaßnahmen wie präzise Rollen- und Berechtigungskonzepte, hochmoderne Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Datensicherungen. Unsere DMS ist zudem mehrfach zertifiziert und erfüllt alle relevanten nationalen und internationalen Standards und Normen, um die Informations- und Datensicherheit jederzeit zu gewährleisten.

Wer hat Zugriff auf die digitale Personalakte in der DMS?

Sie haben die volle Kontrolle über die Zugriffsberechtigungen. Mithilfe der flexiblen Rollen- und Berechtigungsverwaltung in unserer DMS können Sie sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die jeweilige Personalakte erhalten. Es lassen sich sogar granulare Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente oder spezifische Informationen innerhalb einer Akte festlegen. Das verhindert, dass sensible Mitarbeiterdaten in falsche Hände geraten, und gewährleistet ein Höchstmaß an Datenschutz.

Welche HR-Prozesse lassen sich mit unserer DMS automatisieren?

Unsere DMS bietet eine breite Palette an Möglichkeiten zur Automatisierung verschiedenster HR-Prozesse. Dazu gehören das komplette Bewerbermanagement, die Optimierung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen, die automatisierte Verteilung von Lohnabrechnungen sowie die effiziente Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit.

Ist unsere DMS mit anderen Personalmanagement-Anwendungen kompatibel?

Ja, unsere DMS ist mit einer Vielzahl von Anwendungen und Programmen des Personalmanagements kompatibel. Dank ihrer flexiblen Integrationsmöglichkeiten lässt sich die Software nahtlos in bestehende HR-Systeme und Softwarelösungen einbinden. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und optimiert Ihre gesamten Arbeitsabläufe. Egal ob es sich um Ihr ERP-System, Ihre Personalabrechnungssoftware oder andere spezialisierte HR-Tools handelt – unsere DMS sorgt für eine effiziente und integrierte Verwaltung Ihrer Personaldokumente.

Inwieweit lässt sich die DMS an unsere individuellen Bedürfnisse im Personalmanagement anpassen?

Mit unserer DMS erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihre spezifischen Anforderungen im Personalmanagement optimal unterstützt. Die Software bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten, um individuelle Workflows für alle HR-Prozesse wie Bewerbermanagement, Onboarding oder Urlaubsanträge zu erstellen. Sie können benutzerdefinierte Indexfelder und Suchfunktionen einrichten sowie Zugriffsrechte und Benutzerrollen exakt festlegen. Durch die nahtlose Integration mit bestehenden HR-Systemen wird eine durchgängige und effiziente Verwaltung Ihrer Personalakten ermöglicht.

Welche Kosten sind mit der Nutzung der Software für digitale Personalakten verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der Software richten sich nach verschiedenen Faktoren. Dazu gehören die gewählte Bereitstellungsform (als Cloud- oder On-Premises-Lösung), die Anzahl der benötigten Benutzerlizenzen sowie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Unsere DMS bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot – unser Team hilft Ihnen gerne weiter und beantwortet all Ihre Fragen.

Wie lange dauert die Einführung der DMS für die Umstellung auf digitale Personalakten – und welche Unterstützung erhalten wir dabei?

Die Einführung unserer DMS kann sehr schnell erfolgen, wobei der genaue Zeitrahmen von Ihren spezifischen Anforderungen abhängt. Unser Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet die DMS maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie umfassend beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Inbetriebnahme innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Bereichen wie Buchhaltung, HR und vielen weiteren an. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot und einen detaillierten Zeitplan – wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit der DMS zu arbeiten!