DMS-SOFTWARE

Effiziente Dokumentenverwaltung: Mehr Übersicht, bessere Ordnung

Alles sofort finden: Sie haben schnellen Zugriff auf jede Information, wann immer Sie sie brauchen.
Weniger Aufwand, mehr Zeit: Automatisierung von Prozessen reduziert manuelle Arbeitsschritte.
Sichere und regelkonforme Archivierung: Ihre Dokumente sind jederzeit geschützt und revisionssicher gespeichert.

Dokumente mühelos ablegen & blitzschnell finden

Eine moderne Lösung wie DOCUGREEN speichert Ihre Dokumente zentral und extrahiert automatisch die wichtigsten Informationen, damit Sie alles optimal wiederfinden. Egal ob Rechnungen, Angebote, E-Mails oder Verträge – alles wird im Handumdrehen geordnet und sicher abgelegt. Das bedeutet für Sie:

Nichts geht mehr verloren: Ihre wichtigen Informationen sind stets geschützt.

Sofortiger Zugriff: Alle benötigten Dokumente sind jederzeit verfügbar.

Mehr Fokus auf Wichtiges: Routineaufgaben automatisieren

Wollen Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit effizienter einsetzen und sich von lästigen, sich wiederholenden Tätigkeiten verabschieden? Mit unserer DMS können Sie genau das erreichen. Die Software nimmt Ihnen manuelle Datenerfassung und unnötigen Mehraufwand ab.

Ablegen und Versionieren von Dokumenten: Nie wieder suchen, immer die aktuelle Version finden.
Fristenüberwachung: Wichtige Termine und Deadlines behalten Sie automatisch im Blick.
Genehmigungsprozesse: Freigaben laufen schneller und reibungsloser ab.
Status-Updates: Sie sind stets über den Fortschritt Ihrer Aufgaben informiert.

Sicher zusammenarbeiten – überall, jederzeit

Flexibles Arbeiten wird leicht gemacht: Mit unserer DMS bleibt Ihr Team vernetzt und produktiv, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – Ihre Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente, um ihre Projekte voranzutreiben.
Der verschlüsselte Datenaustausch und die einfach steuerbaren Berechtigungen schützen sensible Informationen zuverlässig. So können Sie sicher sein, dass Ihre Daten stets geschützt sind, während Ihr Team maximale Flexibilität genießt.

Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Sie nachhaltig Kosten und gewinnen Sie wertvolle Zeit. So fließen Ihre Prozesse reibungslos.

Purchase-to-Pay

Optimieren Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) – und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein absolutes Minimum.

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DOCUGREEN meistern Sie jede Dokumentenflut. Steigern Sie das Tempo in Ihrem Business und arbeiten Sie effizienter denn je!

Vertragsverwaltung

Mit den Lösungen von DOCUGREEN gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, speichern Sie diese sicher und optimal organisiert – unternehmensweit.

Qualitätsmanagement

Mit DOCUGREEN bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse. Das Ergebnis: eine einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen und klare Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

Auftragsabwicklung

Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Digitale Personalakte

Mit DOCUGREEN organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. So gewinnen Ihre HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück.

Sichere Archivierung von Dokumenten

Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist eure DMS eine Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Unsere DMS (Document Management Solution) bietet Ihnen maximale Flexibilität. Sie können es als flexible, Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung nutzen, die mit anpassbaren Lizenzen für Unternehmen jeder Größe höchste Skalierbarkeit und Flexibilität in der Dokumentenverwaltung ermöglicht. Alternativ ist auch eine On-Premises-Bereitstellung auf Ihrer eigenen Serverlandschaft problemlos realisierbar. Beide Varianten bieten den identischen Funktionsumfang und eine konsistente Benutzererfahrung.

Wie funktioniert das Dokumentenmanagement mit der Softwarelösung?

Unsere Softwarelösung revolutioniert Ihr Dokumentenmanagement, indem sie Dokumente zentral speichert, organisiert und intuitiv zugänglich macht. Die Software erfasst Inhalte aus unterschiedlichsten Quellen, extrahiert relevante Informationen und ordnet und verknüpft diese automatisch. So sind Informationen jederzeit griffbereit und sicher archiviert. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Software die sichere Digitalisierung und effiziente Automatisierung zahlreicher Geschäftsprozesse in Bereichen wie Buchhaltung, HR und vielen weiteren.

Können wir alle Arten von Dokumenten in die DMS importieren?

Absolut! Es spielt keine Rolle, woher ein Dokument stammt oder in welchem Format es vorliegt. Sie können beliebige Dateiformate und E-Mail-Anhänge in unsere DMS hochladen, ebenso wie die E-Mails selbst. Gescannte Papierdokumente werden als PDF/A in der DMS abgelegt. Im DMS-Viewer lassen sich alle Dokumente formatunabhängig anzeigen. Gleichzeitig bleibt das Bearbeiten, Versenden und Herunterladen der Dokumente im Originalprogramm jederzeit möglich.

Was geschieht mit den bisherigen physischen Papierdokumenten? Müssen wir diese weiterhin aufbewahren?

Beim Umstieg auf unsere DMS haben Sie die Möglichkeit, Ihren gesamten physischen Bestand an Papierdokumenten zu digitalisieren und anschließend zu vernichten. Dieser Vorgang wird als „ersetzendes Scannen“ bezeichnet. Dabei werden die Papierdokumente gescannt und die digitalen Kopien ersetzen die Originale rechtlich. Nach dem Scannen und einer kurzen Qualitätskontrolle können die Papierdokumente vernichtet werden, sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. So sparen Sie nicht nur erheblich Platz, sondern haben Ihre Dokumente auch jederzeit digital und leicht zugänglich.

Wo werden Dokumente mit der DMS gespeichert?

Mit unserer DMS werden Ihre Dokumente sicher in elektronischen Archiven gespeichert. Berechtigte Benutzer können von jedem Ort und über jedes Endgerät auf diese Archive zugreifen, um Dokumente abzulegen, anzuzeigen oder zu bearbeiten. Ihre Daten sind stets dort, wo sie hingehören und nur für die richtigen Personen sichtbar.

Wie gewährleistet die DMS die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und anderen Vorschriften?

Unsere DMS wird regelmäßig von unabhängigen Institutionen geprüft. Umfassende Zertifizierungen bestätigen, dass die DMS – sowohl das Produkt als auch das Unternehmen – alle relevanten Standards und Normen zur Gewährleistung der Informations- und Datensicherheit erfüllt. Dazu gehören unter anderem internationale Standards wie ISO/IEC 27001, DIN EN ISO 9001, SOC 2, Typ 2 oder NF203.

Gleichzeitig unterstützt die DMS Ihr Unternehmen aktiv dabei, Compliance-Richtlinien einzuhalten und dies nachzuweisen. Beispielsweise bietet die DMS eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten, um Datenschutzverletzungen zu unterbinden. Dank sicherer Archivierung, nachvollziehbarer Dokumentenbearbeitung und zielgerichteter Dokumenten-Workflows lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Vorgaben und Qualitätsmanagementprozesse einfach umsetzen und belegen.

Inwieweit lässt sich die DMS an unsere individuellen Bedürfnisse anpassen?

Unsere DMS ist äußerst flexibel und lässt sich umfassend an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und skalieren. Sie können Archive, Eingabedialoge, Felder und Workflows nach Ihren Wünschen konfigurieren und die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. So fügt sich die DMS optimal in Ihre spezifischen Arbeitsabläufe ein und steigert Ihre Effizienz maßgeblich.

Welche Kosten sind mit der Nutzung der DMS-Software verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DMS-Software variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen die gewählte Bereitstellungsform (Cloud oder als On-Premises-Lösung), die Anzahl der Benutzer sowie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Die DMS bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles und unverbindliches Angebot – unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten all Ihre Fragen.

Wie lange dauert die Einführung der DMS-Software – und welche Unterstützung erhalten wir dabei?

Die Einführung der DMS-Software kann sehr zügig erfolgen, wobei der genaue Zeitrahmen von Ihren spezifischen Anforderungen abhängt. Unser Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet die DMS maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie umfassend beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente und schnelle Inbetriebnahme innerhalb weniger Tage bieten wir zudem vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Buchhaltung, HR und weiteren Bereichen an. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan – wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit der DMS zu arbeiten!