Mehr Kostenkontrolle und optimierte Beschaffungsprozesse

Bestellanforderungen werden in unserer DMS bequem über ein spezielles Online-Formular abgewickelt, auf das Mitarbeitende einfach per Link zugreifen können. In diesem Formular können alle relevanten Daten erfasst werden, wie z.B. der Besteller, die Abteilung, Kostenstelle, Projektnummer, der Lieferant oder Dienstleister sowie die benötigten Artikel oder Dienstleistungen samt Artikelnummern, Mengen und Preisen. Falls ein Angebot vorliegt, kann dieses ebenfalls direkt angehängt werden. Informationen zur gewünschten Zahlungsweise oder eine erforderliche Vorauszahlung können bereits hier hinterlegt werden, um die nachfolgende Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen.

Der Ablauf nach dem Einreichen einer Bestellanforderung kann flexibel an die spezifischen Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden. In der Regel wird nach dem Absenden des Formulars ein Genehmigungs-Workflow gestartet. Die Zuständigkeit für die Freigabe der Bestellung variiert dabei von Organisation zu Organisation. In Handelsbetrieben oder größeren Unternehmen ist oft die Einkaufsabteilung federführend, während in kleineren Firmen die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung die Genehmigung erteilt. Eine Bestellanforderung kann zudem mehrere Freigabestufen durchlaufen, und in vielen Unternehmen ist eine Freigabe erst ab einer bestimmten Betragsgrenze (z.B. 500 Euro) erforderlich.

Ein optimierter Beschaffungsprozess stellt sicher, dass von Anfang an alle benötigten Informationen für die spätere Rechnungsverarbeitung vorliegen. Sobald eine neue Rechnung eingeht, wird automatisch von einem DMS-Workflow geprüft, ob eine entsprechende Bestellanforderung vorhanden ist, und die Dokumente werden verknüpft. Da die Daten bereits erfasst und genehmigt wurden, kann die Rechnung direkt zur fachlichen Prüfung zugewiesen oder freigegeben werden. Falls Rechnungsdaten fehlerhaft sind oder keine passende Bestellanforderung vorliegt, werden die zuständigen Personen umgehend vom Workflow informiert, um schnell reagieren zu können.

Unsere DMS bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten. So können Rechnungen beispielsweise automatisch mit den Daten anderer in der DMS gespeicherter Dokumente abgeglichen werden. Liegt etwa eine passende Bestellung vor, wird diese als Grundlage für die Freigabe genutzt, sofern Bestellnummer und Beträge mit denen auf der Rechnung übereinstimmen. Es können natürlich auch weitere Dokumente wie Angebote und Lieferscheine definiert werden, deren Übereinstimmung eine Rechnungsfreigabe ermöglicht. Ein solcher Mehrfachabgleich ist bis auf einzelne Positionsebenen möglich. Eine weitere Option besteht darin, Rechnungen bestimmter Lieferanten direkt zur Buchung weiterzuleiten, sofern sie unter einem bestimmten Wert liegen. Diese Form der Freigabe eignet sich hervorragend für wiederkehrende Rechnungen mit konstanten Beträgen.

Unsere DMS unterstützt eine Vielzahl gängiger XML-Rechnungsformate, darunter XRechnung und ZUGFeRD aus Deutschland, FacturX aus Frankreich, KSEF aus Polen, FatturaPA aus Italien oder FACTURAe aus Spanien. Darüber hinaus werden auch alle anderen XML-basierten Dokumente, die Teil des Rechnungsprozesses sind, wie beispielsweise Lieferscheine, automatisch und zuverlässig verarbeitet.

Unsere DMS ist darauf ausgelegt, sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Landschaft und Ihre Geschäftsprozesse einzufügen. Dies beinhaltet eine problemlose Anbindung an gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SAP, Oracle und DATEV, aber auch an Kollaborationstools wie E-Mail, SharePoint oder Microsoft Teams. Diese Integration vereinfacht den Austausch von Rechnungen und fördert die effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Unsere DMS bietet maximale Flexibilität und Skalierbarkeit, um den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens in der Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden. Archive, Eingabedialoge, Felder und Workflows können umfassend konfiguriert werden. Zudem lässt sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Dadurch passt sie sich optimal an Ihre Arbeitsabläufe an und optimiert diese.

Die Kosten für die Nutzung der Software variieren und hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen die gewählte Bereitstellungsform (als Cloud- oder On-Premises-Lösung), die Anzahl der benötigten Benutzerlizenzen sowie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Unsere DMS bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches, individuelles Angebot – unser Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten.

Die Einführung der DMS für die Rechnungsverarbeitung kann sehr zügig erfolgen, wobei der genaue Zeitrahmen von Ihren spezifischen Anforderungen abhängt. Unser Professional Services Team oder ein zertifizierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk übernimmt die maßgeschneiderte Einrichtung und begleitet Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente und schnelle Inbetriebnahme innerhalb weniger Tage werden zudem vorkonfigurierte Templates für die Rechnungsverarbeitung angeboten. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen detaillierten Zeitplan – wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit der DMS zu arbeiten!