QUALITÄTSMANAGEMENT

QM-Prozesse optimieren: Compliance stärken, Aufwand senken

Schluss mit hohem Dokumentationsaufwand und stressigen Auditvorbereitungen! Mit unserer DMS bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse.
Das Ergebnis ist klar: Sie setzen Compliance-Anforderungen einfacher um und sichern sich wertvolle Wettbewerbsvorteile.

Reduzierung von Fehlern, Risiken und manuellem Aufwand: Arbeiten Sie präziser und sparen Sie Zeit.
Normkonformer Archivierung und Dokumentenlenkung: Ihre Dokumente sind immer korrekt und sicher verwaltet.
Gelassener Organisation von Audits und ISO 9001 Konformität: Bereiten Sie sich entspannt vor und bestehen Sie Audits mit Bravour.

Zentrale QM-Dokumentation: sicher & stets aktuell

Verabschieden Sie sich von Informationsinseln, manuellen Prozessen und Papierbergen! Unsere DMS speichert Ihre QM-Dokumente aller Art in einem intelligenten Wissensspeicher.

Sicherer Archivierung: Ihre Dokumente sind jederzeit geschützt.
Logisch verknüpften Informationen: Alles hängt zusammen und ist leicht nachvollziehbar.
Versionskontrolle: Sie arbeiten immer mit der aktuellen Version.
Schneller Verfügbarkeit: Greifen Sie von überall aus auf Ihre Daten zu.

Das ermöglicht Ihnen standortunabhängige und GxP-konforme Prozesse – für ein reibungsloses Qualitätsmanagement.

Reibungslose Zusammenarbeit und immer Up-to-Date

Optimieren Sie Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse mit automatisierten Workflows, die eine schnelle Verteilung und Freigabe von Dokumenten sicherstellen.

Unsere DMS leitet Richtlinien und Arbeitsanweisungen an die richtigen Personen weiter, überwacht wichtige Fristen und liefert Ihnen Status-Updates in Echtzeit. So arbeiten alle Beteiligten nahtlos zusammen und sind immer auf dem neuesten Stand.

Audits souverän meistern - Zeit sparen und Sicherheit gewinnen

Die Einhaltung von ISO 9001, ISO 27001 und anderen regulatorischen Standards muss nicht herausfordernd sein. Mit unserer DMS bringen Sie Leichtigkeit in Ihre Audit-Vorbereitungen.

Unsere DMS erstellt lückenlose Prüfpfade, automatisiert Benachrichtigungen und sorgt für sofortige Auskunftsfähigkeit. Alles ist zudem abgesichert durch robuste Zugriffskontrollen, sodass Ihre sensiblen Daten jederzeit geschützt sind.

Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Sie nachhaltig Kosten und gewinnen Sie wertvolle Zeit. So fließen Ihre Prozesse reibungslos.

Purchase-to-Pay

Optimieren Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) – und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein absolutes Minimum.

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DOCUGREEN meistern Sie jede Dokumentenflut. Steigern Sie das Tempo in Ihrem Business und arbeiten Sie effizienter denn je!

Vertragsverwaltung

Mit den Lösungen von DOCUGREEN gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, speichern Sie diese sicher und optimal organisiert – unternehmensweit.

Qualitätsmanagement

Mit DOCUGREEN bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse. Das Ergebnis: eine einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen und klare Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

Auftragsabwicklung

Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Digitale Personalakte

Mit DOCUGREEN organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. So gewinnen Ihre HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück.

Sichere Archivierung von Dokumenten

Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Können wir alle Arten von Qualitätsmanagement-Dokumenten in der DMS verwalten?

Absolut! Egal ob es sich um Checklisten, Verfahrensanweisungen, Service Level Agreements, 8-D-Berichte, Qualitätspläne oder auch Lieferantenbewertungen handelt: Mit unserer DMS können Sie Qualitätsmanagement-Dokumente jeder Art verwalten. Es spielt keine Rolle, woher ein Dokument stammt oder in welchem Format es vorliegt. Sie können beliebige Dateiformate oder auch E-Mail-Anhänge in die DMS hochladen, genauso wie die E-Mails selbst. Gescannte Papierdokumente werden als PDF/A in der DMS abgelegt. Im DMS-Viewer lassen sich alle Dokumente formatunabhängig anzeigen. Gleichzeitig bleibt das Bearbeiten, Versenden und Herunterladen der Dokumente im Originalprogramm jederzeit möglich.
- Eingang: Rechnungen gelangen per E-Mail-Import oder durch Scannen ins System.

- Datenerkennung: Alle relevanten Daten werden automatisch von einer intelligenten OCR-Technologie und KI-Unterstützung extrahiert.

- Fehlerprüfung: Rechnungen werden vom System auf mögliche Dubletten oder andere Unstimmigkeiten überprüft.

- Freigabeprozess: Die Rechnung wird automatisiert an die zuständigen Stellen zur Freigabe weitergeleitet. Dabei sind komplexe Freigabestufen und ein automatischer Belegabgleich selbstverständlich.

- Buchungsvorbereitung: Rechnungen können vorkontiert und die vollständigen Buchungsdaten an Ihr ERP- oder Finanzsystem übergeben werden.

Wie flexibel lassen sich die Workflows an unsere spezifischen Qualitätsmanagement-Prozesse anpassen?

Die automatisierten Workflows unserer DMS sind äußerst anpassbar. So können Sie sie präzise auf Ihre individuellen Qualitätsmanagementprozesse und -anforderungen zuschneiden – von der einfachen Verteilung von SOPs (Standard Operating Procedures) über komplexe, individuelle Genehmigungsprozesse bis hin zum vollständigen Abweichungsmanagement. Das System passt sich Ihren Regeln an, nicht umgekehrt.

Wie schnell können wir mit der DMS auf Änderungen oder neue Branchenstandards reagieren?

Mit den Workflows unserer DMS reagieren Sie blitzschnell auf geänderte Vorschriften und neue Branchenstandards – oft innerhalb von wenigen Stunden oder Tagen. Die Plattform ist flexibel und besonders anwenderfreundlich konzipiert. Sie lässt sich ohne großen Programmier- oder IT-Aufwand schnell konfigurieren und aktualisieren. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation Compliance-Anforderungen jederzeit erfüllt und effizient auf neue regulatorische oder geschäftliche Vorgaben reagieren kann.

Welche Optionen bietet die DMS für elektronische Signaturen?

Unsere DMS unterstützt verschiedene Arten der elektronischen Signatur, um Ihre QM-Prozesse effizient abzuschließen. Sie können einfach Ihre digitalisierte Unterschrift mit einem Signaturstempel hinzufügen. Darüber hinaus ermöglicht die nahtlose Integration der elektronischen Signatur-Dienste von DocuSign oder ValidatedID die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards beim rechtskonformen Signieren Ihrer QM-Dokumente.