RECHNUNGSVERARBEITUNG SOFTWARE

Sparen Sie Ressourcen durch smarte Rechnungsverarbeitung

Kennen Sie das? Rechnungen stapeln sich, Freigaben dauern ewig und wichtige Skontofristen verstreichen ungenutzt? Schluss damit! Mit einer modernen Softwarelösung digitalisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Kosten und gewinnen wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.

Rechtskonforme Verarbeitung aller Rechnungsformate

Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang und machen Sie Schluss mit manuellem Aufwand!

Egal ob Papierrechnung, PDF per E-Mail oder XML-Format: Mit einer smarten Softwarelösung werden alle eingehenden Rechnungen automatisch erfasst, ausgelesen und revisionssicher archiviert. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern stellen auch sicher, dass Ihre Rechnungsabläufe stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Das Beste daran? Sie sind optimal auf zukünftige Änderungen vorbereitet, wie die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes oder den Empfang von E-Rechnungen. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft, während Ihre Rechnungsverarbeitung reibungslos im Hintergrund läuft.

Effiziente Rechnungsfreigabe: Kein Stau mehr.

Schluss mit überflüssigen Kosten, ärgerlichen Doppelungen und langwierigen Freigabeprozessen! Mit flexiblen, digitalen Workflows können Sie Rechnungen im Handumdrehen prüfen, freigeben und direkt an Ihr Buchhaltungssystem oder externe Partner weiterleiten. So stellen Sie sicher, dass Zahlungen pünktlich erfolgen und Ihre Liquidität geschützt ist.

Schnellen Freigabeprozessen: Rechnungen werden zügig bearbeitet – ganz ohne Medienbrüche oder Verzögerungen.
Fehlerreduzierung: Manuelle Eingaben entfallen, Dubletten gehören der Vergangenheit an.
Transparenz und Kontrolle: Sie behalten jederzeit den Überblick über den Status jeder Rechnung.

Alle Belege und Entscheidungen in Echtzeit im Blick

Vollständige Transparenz und Kontrolle – wann immer Sie sie brauchen. Stellen Sie sich vor: Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Rechnungsinformationen und zugehörigen Belege. Das bedeutet nicht nur effizientere Buchhaltungsprozesse, sondern auch eine erhebliche Erleichterung bei Abschlüssen und Audits.

Mit einem Klick sehen Sie den aktuellen Status jeder Rechnung und können alle getroffenen Entscheidungen lückenlos nachvollziehen. Keine zeitraubende Suche mehr, keine fehlenden Dokumente – einfach alle Informationen auf Knopfdruck.

Nahtlose Integration und volle Flexibilität

Ein zukunftssicheres Rechnungsmanagement, das mit Ihnen wächst.
Sie brauchen eine Lösung, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme einfügt und gleichzeitig flexibel genug ist, um sich an neue Anforderungen anzupassen? Genau das bekommen Sie! Eine moderne Rechnungsverarbeitungssoftware integriert sich mühelos in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme, sodass alle Daten reibungslos fließen. So profitieren Sie von:

Zukunftssicherheit: Ihre Rechnungsmanagement-Lösung erfüllt alle wachsenden Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben.
Volle Flexibilität: Passen Sie die Prozesse genau an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an – und nicht umgekehrt.
Ressourcenschonung: Steuern Sie Ihre Rechnungsprozesse effizienter und sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten.

Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Sie nachhaltig Kosten und gewinnen Sie wertvolle Zeit. So fließen Ihre Prozesse reibungslos.

Purchase-to-Pay

Optimieren Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) – und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein absolutes Minimum.

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DOCUGREEN meistern Sie jede Dokumentenflut. Steigern Sie das Tempo in Ihrem Business und arbeiten Sie effizienter denn je!

Vertragsverwaltung

Mit den Lösungen von DOCUGREEN gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, speichern Sie diese sicher und optimal organisiert – unternehmensweit.

Qualitätsmanagement

Mit DOCUGREEN bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse. Das Ergebnis: eine einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen und klare Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

Auftragsabwicklung

Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Digitale Personalakte

Mit DOCUGREEN organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. So gewinnen Ihre HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück.

Sichere Archivierung von Dokumenten

Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Schritte sind Teil der Rechnungsverarbeitung mit unserer DMS?

Die automatisierte Rechnungsbearbeitung mit unserer Document Management Solution (DMS) ist äußerst flexibel und passt sich exakt den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Typischerweise werden Rechnungen durch die folgenden optimierten Phasen geleitet:

- Eingang: Rechnungen gelangen per E-Mail-Import oder durch Scannen ins System.

- Datenerkennung: Alle relevanten Daten werden automatisch von einer intelligenten OCR-Technologie und KI-Unterstützung extrahiert.

- Fehlerprüfung: Rechnungen werden vom System auf mögliche Dubletten oder andere Unstimmigkeiten überprüft.

- Freigabeprozess: Die Rechnung wird automatisiert an die zuständigen Stellen zur Freigabe weitergeleitet. Dabei sind komplexe Freigabestufen und ein automatischer Belegabgleich selbstverständlich.

- Buchungsvorbereitung: Rechnungen können vorkontiert und die vollständigen Buchungsdaten an Ihr ERP- oder Finanzsystem übergeben werden.

Wie werden in der DMS unterschiedliche Rechnungsformate verarbeitet?

Ganz gleich, ob Ihre Rechnungen im XML-Format, als PDF oder noch in Papierform vorliegen, und unabhängig vom E-Rechnungsstandard: Mit unserer DMS wird eine sichere und stets einheitliche Verarbeitung gewährleistet. Es wird eine hochmoderne OCR-Technologie mit KI-Funktionen genutzt, um Daten aus den verschiedensten Formaten wie PDF, TIFF, JPEG und weiteren präzise auszulesen und zu extrahieren. Auch spezifische nationale Rechnungsvorschriften und Compliance-Anforderungen werden dabei berücksichtigt.

Müssen physische Rechnungen zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden?

Nein, mit unserer DMS ist eine vollständig digitale Archivierung Ihrer Rechnungen möglich. Unsere Lösung erfüllt sämtliche gesetzlichen Vorgaben für die digitale Aufbewahrung, sodass Sie die physische Ablage nicht länger benötigen. Das spart nicht nur wertvollen Platz und Kosten, sondern ermöglicht Ihnen auch einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Ihre Rechnungen – jederzeit und von jedem Ort aus.

Wie wird die Einhaltung von Compliance-Vorschriften durch die DMS gewährleistet?

Die Einhaltung von Vorschriften wird durch eine lückenlose Dokumentation des gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses unterstützt. Das System erfasst präzise, wer wann auf welche Rechnung zugegriffen und welche Aktionen durchgeführt hat. Zudem wird sichergestellt, dass sensible Informationen sicher und über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum hinweg gespeichert werden. Auch für den ab Januar 2025 verpflichtenden Empfang von E-Rechnungen im XML-Format (gemäß Wachstumschancengesetz) sind Unternehmen mit der DMS bestens vorbereitet. Darüber hinaus wird die GoBD-Konformität bei der Archivierung gewährleistet und die Digitalisierung sowie Verarbeitung von Papierrechnungen während der Übergangsphase ermöglicht.

Wie funktioniert die Verarbeitung von E-Rechnungen in der Software?

Die Verarbeitung von E-Rechnungen in unserer DMS funktioniert prinzipiell genauso wie bei allen anderen Rechnungen. Sie werden im System lesbar dargestellt und können wie gewohnt geprüft werden. Der entscheidende Unterschied liegt im Import: Hier ist ein noch höherer Automatisierungsgrad möglich. Durch die direkte Nutzung der XML-Metadaten werden Eingabe- und OCR-Fehler vollständig vermieden, was die Genauigkeit erheblich steigert.

Welche XML-Rechnungsformate können von der DMS angezeigt und verarbeitet werden?

Unsere DMS unterstützt eine Vielzahl gängiger XML-Rechnungsformate, darunter XRechnung und ZUGFeRD aus Deutschland, FacturX aus Frankreich, KSEF aus Polen, FatturaPA aus Italien oder FACTURAe aus Spanien. Darüber hinaus werden auch alle anderen XML-basierten Dokumente, die Teil des Rechnungsprozesses sind, wie beispielsweise Lieferscheine, automatisch und zuverlässig verarbeitet.

Wie lässt sich die DMS in unsere bestehenden IT-Systeme und Arbeitsabläufe integrieren?

Unsere DMS ist darauf ausgelegt, sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Landschaft und Ihre Geschäftsprozesse einzufügen. Dies beinhaltet eine problemlose Anbindung an gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SAP, Oracle und DATEV, aber auch an Kollaborationstools wie E-Mail, SharePoint oder Microsoft Teams. Diese Integration vereinfacht den Austausch von Rechnungen und fördert die effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Inwieweit kann die DMS an meine spezifischen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden?

Unsere DMS bietet maximale Flexibilität und Skalierbarkeit, um den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens in der Rechnungsverarbeitung gerecht zu werden. Archive, Eingabedialoge, Felder und Workflows können umfassend konfiguriert werden. Zudem lässt sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Dadurch passt sie sich optimal an Ihre Arbeitsabläufe an und optimiert diese.

Welche Kosten sind mit der Nutzung der Rechnungsverarbeitungssoftware verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der Software variieren und hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen die gewählte Bereitstellungsform (als Cloud- oder On-Premises-Lösung), die Anzahl der benötigten Benutzerlizenzen sowie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Unsere DMS bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches, individuelles Angebot – unser Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten.

Wie schnell kann die DMS für die automatisierte Rechnungsverarbeitung eingeführt werden – und welche Unterstützung erhalte ich dabei?

Die Einführung der DMS für die Rechnungsverarbeitung kann sehr zügig erfolgen, wobei der genaue Zeitrahmen von Ihren spezifischen Anforderungen abhängt. Unser Professional Services Team oder ein zertifizierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk übernimmt die maßgeschneiderte Einrichtung und begleitet Sie beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente und schnelle Inbetriebnahme innerhalb weniger Tage werden zudem vorkonfigurierte Templates für die Rechnungsverarbeitung angeboten. Kontaktieren Sie uns unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen detaillierten Zeitplan – wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit der DMS zu arbeiten!