ARCHIVIERUNGSSOFTWARE

Dokumente sicher archivieren: Perfekt geschützt und Audit-bereit

Haben Sie Angst vor Datenlecks oder sind Sie nervös vor Audits? Mit unserer DMS (Document Management Solution) schützen Sie all Ihre wichtigen Dokumente zuverlässig vor Verlust, Diebstahl und anderen Gefahren. Gleichzeitig unterstützt Sie die Software bei der einfachen Umsetzung von Compliance-Richtlinien.
Ihre wichtigen Geschäftsinformationen sind jederzeit verfügbar und revisionssicher gespeichert.

GoBD-konforme Aufbewahrung
Schutz für sensible Informationen
Stärkung der Geschäftskontinuität

Sicherheit für alle Dokumente: Transparent und Zentral

Profitieren Sie von transparenten Prozessen und dem zentralen Zugriff auf Informationen. Egal, ob als Archiv für Ihre Eingangspost, wichtige E-Mails, Rechnungen, Verträge oder Dokumente aus Ihrem ERP- und CRM-System: Mit unserer DMS (Document Management Solution) speichern Sie alle Dokumente revisionssicher an einem Ort.

Sicher zusammenarbeiten mit effektivem Datenschutz

Verabschieden Sie sich von risikobehafteten Papierprozessen und unkontrollierbaren Zugriffen auf Dokumente! Mit unserer DMS (Document Management Solution) gehören diese Probleme der Vergangenheit an.
Eine granulare Rechteverwaltung schützt sensible Informationen zuverlässig vor unerwünschten Einblicken. Klar definierte Workflows und unveränderbare Systemeinträge bewahren Sie außerdem vor dem Verlust, Missbrauch und der Manipulation Ihrer Dokumente. So können Sie sicher und effizient zusammenarbeiten.

Volle Transparenz: Jeden Vorgang nachvollziehen

Sie möchten genau nachvollziehen, was wann mit einem Dokument geschehen ist? Mit unserer DMS (Document Management Solution) haben Sie die volle Kontrolle über den aktuellen Status, jeden Bearbeitungsschritt und alle Freigaben.
Die wichtigen Informationen werden über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente hinweg lückenlos protokolliert und sind auf Knopfdruck abrufbar. So wissen Sie immer, wer was gemacht hat und behalten den Überblick.

Souveräner Umgang mit Audits: Bestens vorbereitet

Bereiten Sie sich entspannt auf Audits vor! Mit unserer DMS (Document Management Solution) stehen Ihnen revisionsrelevante Dokumente in wenigen Schritten zur Verfügung, inklusive detaillierter Vorgangsdokumentation für interne oder externe Audits.

Dank geregelter und klar definierter Prozesse lassen sich Compliance-Anforderungen einfach erfüllen und dokumentieren. Und das Beste: Auch Ausnahmen sind mühelos nachvollziehbar. So meistern Sie jedes Audit souverän.

Archive schützen: Optimal gegen unerwartete Gefahren

Schützen Sie Ihre wichtigen Dokumente effektiv vor unvorhersehbaren Gefahren wie Feuer, Überschwemmung oder Malware!

Unsere DMS (Document Management Solution) unterstützt Ihre Geschäftskontinuität im Ernstfall und sorgt dafür, dass Ihre Informationen genau dann verfügbar sind, wenn Sie sie am dringendsten benötigen.

Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Sie nachhaltig Kosten und gewinnen Sie wertvolle Zeit. So fließen Ihre Prozesse reibungslos.

Purchase-to-Pay

Optimieren Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) – und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein absolutes Minimum.

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DOCUGREEN meistern Sie jede Dokumentenflut. Steigern Sie das Tempo in Ihrem Business und arbeiten Sie effizienter denn je!

Vertragsverwaltung

Mit den Lösungen von DOCUGREEN gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, speichern Sie diese sicher und optimal organisiert – unternehmensweit.

Qualitätsmanagement

Mit DOCUGREEN bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse. Das Ergebnis: eine einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen und klare Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

Auftragsabwicklung

Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Digitale Personalakte

Mit DOCUGREEN organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. So gewinnen Ihre HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück.

Sichere Archivierung von Dokumenten

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist unsere DMS eine Cloud- oder On-Premises-Lösung?

Unsere DMS (Document Management Solution) bietet Ihnen maximale Flexibilität. Sie können es wahlweise als Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung nutzen, die mit flexiblen Lizenzmodellen für jede Unternehmensgröße höchste Skalierbarkeit für Ihre Dokumentenverwaltung bietet. Alternativ ist auch eine Bereitstellung als On-Premises-System auf Ihrer eigenen Serverlandschaft problemlos möglich. Beide Optionen liefern identische Funktionen und eine durchgängig hervorragende Nutzererfahrung.

Wo werden Dokumente mit der DMS archiviert?

Mit unserer DMS werden Ihre Dokumente zentral und sicher in elektronischen Archiven abgelegt. Sie werden intelligent mit Metadaten angereichert und zusammengehörige Informationen logisch miteinander verknüpft. Dank automatisierter Importfunktionen und effizienter Datenerfassung sind alle Informationen sofort verfügbar: Nutzer können von jedem Ort, über jedes Endgerät oder sogar direkt aus anderen Programmen auf die digitalen Archive zugreifen, um Dokumente abzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten, sofern die entsprechenden Berechtigungen vorliegen.

Welche Dokumente kann unsere DMS sicher archivieren?

Unsere DMS ermöglicht Ihnen die sichere Speicherung und den Schutz von Dokumenten jeder Art, in jedem Format und aus jeder Quelle.
Hier einige Beispiele:

- Finanz- und Rechnungswesen: (E-)Rechnungen, Bestellungen, Frachtbriefe, Finanzberichte

- HR / Personalakten: Bewerbungen, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen und weitere Personaldokumente

- Verträge: Rechtliche Vereinbarungen und andere verbindliche Dokumente

- Vertrieb: Kundenakten, Bestellungen und Preislisten

- E-Mails und deren Anhänge: Wichtige Nachrichten, die aus Outlook oder anderen E-Mail-Clients für eine sichere E-Mail-Verwaltung archiviert werden müssen.

- Microsoft Office-Dateien: Word-Dokumente, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und mehr

- PDFs und gescannte Dokumente: Digitalisierte Versionen Ihrer Papierdokumente.

All diese Dokumente werden mit fortschrittlicher Verschlüsselung und präziser Zugriffskontrolle gespeichert, um ihre Sicherheit und die Einhaltung vielfältiger Vorschriften jederzeit zu gewährleisten.

Was passiert mit unseren physischen Dokumenten? Müssen wir diese trotzdem noch aufbewahren?

Beim Umstieg auf unsere DMS können Ihre physischen Papierdokumente digitalisiert und anschließend vernichtet werden. Dieser Prozess wird als „ersetzendes Scannen“ bezeichnet. Dabei werden die Papierdokumente gescannt, und die daraus resultierenden digitalen Kopien treten rechtlich an die Stelle der Originale. Nach dem Scannen und einer kurzen Qualitätskontrolle können die Papierdokumente vernichtet werden, sofern bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. So sparen Sie nicht nur wertvollen Platz, sondern haben Ihre Dokumente auch jederzeit digital und leicht zugänglich.

Wie wird mit der DMS die Sicherheit der archivierten Dokumente gewährleistet?

Unsere DMS setzt auf ein mehrstufiges Sicherheitskonzept durch modernste Verschlüsselung, robuste Benutzerauthentifizierung und fein granular steuerbare, rollenbasierte Zugriffskontrollen. Als Cloud-Lösung garantiert sie zudem größtmögliche Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit. Basierend auf Microsoft Azure werden alle Daten mit AES-Verschlüsselung in Hochleistungsrechenzentren in der EU, den USA, Japan oder Australien gespeichert und in der jeweiligen Region dreifach gespiegelt, um höchste Datensicherheit und -integrität zu gewährleisten.

Wie unterstützt die DMS die Einhaltung von Vorschriften wie GoBD, DSGVO und anderen?

Unsere DMS bietet eine Reihe leistungsstarker Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören eine erweiterte Verschlüsselung, detaillierte Auditprotokolle und automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien. Darüber hinaus ist unsere DMS nach verschiedenen Compliance-Standards zertifiziert, sodass Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Daten stets gesetzeskonform und sicher behandelt werden.

Können Aufbewahrungspflichten und Löschfristen mit unserer DMS automatisiert werden?

Ja, in unserer DMS lassen sich die Aufbewahrungsfristen präzise an Compliance-Anforderungen oder an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Mithilfe von intelligenten Aufbewahrungsrichtlinien können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente automatisch steuern. Dies stellt sicher, dass Dokumente über den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt und erst dann sicher gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Mit welchen Kosten ist die Nutzung der Archivierungs-Software verbunden?

Die Kosten für die Nutzung der DMS-Software hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der gewählten Bereitstellungsform (als Cloud- oder On-Premises-Lösung), der Anzahl der Benutzer und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Unsere DMS bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot – unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten all Ihre Fragen.

Wie lange dauert die Einführung der DMS – und welche Unterstützung erhalten wir dabei?

Die Einführung unserer DMS kann sehr schnell erfolgen, wobei der genaue Zeitrahmen von Ihren spezifischen Anforderungen abhängt. Unser Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet die DMS maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie umfassend beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Inbetriebnahme innerhalb weniger Tage bieten wir vorkonfigurierte Templates für verschiedene Anwendungsszenarien in Buchhaltung, HR und weiteren Bereichen an. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot und einen detaillierten Zeitplan – wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit der DMS zu arbeiten!