VERTRAGSMANAGEMENT SOFTWARE

Richtige Vertragsverwaltung: einfach, sicher, zeitsparend

Nie wieder Vertragschaos! Mit unserer DMS behalten Sie den vollen Überblick und speichern Ihre Verträge sicher und optimal organisiert – unternehmensweit. Vergessen Sie verschwundene Originale oder verpasste Kündigungsfristen.

Maximale Verfügbarkeit: Finden Sie Vertragsinhalte in Sekundenschnelle, wann immer Sie sie brauchen.
Einfache Kontrolle: Behalten Sie den Überblick über Vertragsfreigaben, verschiedene Versionen und wichtige Fristen.
Transparenz und Compliance: Profitieren Sie von einer sicheren Archivierung, die alle Vorschriften erfüllt.

Vertragsdetails: Immer und überall im Blick haben

Seien Sie stets auskunftsbereit und finden Sie jede Information im Handumdrehen! Mit unserer DMS durchsuchen Sie Ihre Verträge in Sekundenschnelle nach spezifischen Details wie Produktdetails, Kontaktpersonen oder Garantieklauseln.
Sie haben jederzeit vollen Zugriff auf alle Versionen und die gesamte Vertragshistorie, die leicht nachvollziehbar ist. Das gibt Ihnen die Sicherheit, immer die richtige Antwort parat zu haben und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Vertragsabschlüsse: Schneller ans Ziel kommen

Bringen Sie Ihre Verträge effizienter unter Dach und Fach! Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Vertragsprüfung, vom ersten Kontakt bis zur finalen Unterschrift.
Dank automatisierter Feedback- und Freigabeprozesse vernetzen Sie alle Beteiligten unkompliziert und machen jede Entscheidung nachvollziehbar. Die Integration elektronischer Signaturen sorgt zudem für nahtlose Vertragsabschlüsse – ganz ohne Verzögerungen.

Kündigungs- und Verlängerungsfristen fest im Griff

Nie wieder eine Frist verpassen!
Mit unserer DMS sind Sie stets bestens auf anstehende Kündigungs- und Verlängerungsfristen vorbereitet. Läuft ein Vertrag aus? Als Vertragsnehmer:in können Sie in Ruhe kündigen oder bessere Konditionen aushandeln. Sind Sie Vertragsgeber:in, informieren Sie Ihre Kundschaft rechtzeitig über die Vorteile einer Verlängerung. Behalten Sie alle Vertragslaufzeiten im Blick und erhalten Sie automatische Erinnerungen für wichtige Aktionen. So handeln Sie immer proaktiv und effizient.

Anwendungsfälle

Rechnungsverarbeitung

Vereinfachen Sie Ihre Rechnungsverarbeitung, senken Sie nachhaltig Kosten und gewinnen Sie wertvolle Zeit. So fließen Ihre Prozesse reibungslos.

Purchase-to-Pay

Optimieren Sie Ihre gesamten Beschaffungsprozesse – vom Einkauf bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay) – und reduzieren Sie manuelle Schritte bei der Rechnungsprüfung auf ein absolutes Minimum.

Dokumentenmanagement

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DOCUGREEN meistern Sie jede Dokumentenflut. Steigern Sie das Tempo in Ihrem Business und arbeiten Sie effizienter denn je!

Vertragsverwaltung

Mit den Lösungen von DOCUGREEN gehören solche Probleme der Vergangenheit an! Behalten Sie den Überblick über all Ihre Verträge, speichern Sie diese sicher und optimal organisiert – unternehmensweit.

Qualitätsmanagement

Mit DOCUGREEN bringen Sie Sicherheit, Effizienz und volle Kontrolle in Ihre Qualitätsmanagement-Prozesse. Das Ergebnis: eine einfache Umsetzung von Compliance-Anforderungen und klare Wettbewerbsvorteile für Ihr Unternehmen.

Auftragsabwicklung

Automatisieren Sie manuelle Schritte in Ihrem Auftragsmanagement und greifen Sie jederzeit abteilungsübergreifend auf alle Informationen zu, die Sie für erfolgreiche Kundenprojekte benötigen.

Digitale Personalakte

Mit DOCUGREEN organisieren Sie alle Personaldokumente effizient und übersichtlich in digitalen Personalakten und automatisieren repetitive Aufgaben. So gewinnen Ihre HR-Mitarbeiter wertvolle Zeit zurück.

Sichere Archivierung von Dokumenten

Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie werden Verträge in der DMS erfasst und sicher gespeichert?

Sowohl eingehende als auch selbst erstellte Verträge können mühelos über verschiedene Wege in unsere DMS integriert werden: per Scan, einfachem Datei-Upload oder direktem E-Mail-Import. Die Software bietet zudem flexible Schnittstellen, um Verträge direkt aus anderen Systemen zentral zu archivieren. Ob es sich um Kundenverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Versicherungspolicen handelt – alle Dokumente werden in einem zentralen, sicheren Dokumenten-Pool abgelegt. Dies ermöglicht nicht nur das schnelle Suchen und Finden von Verträgen und deren Verknüpfung mit anderen relevanten Dokumenten, sondern schützt den Zugriff auch durch ein einfach zu verwaltendes Rechtesystem.

Wer hat Zugang zu Verträgen in der DMS?

Der Zugriff auf Verträge in unserer DMS lässt sich präzise individuell steuern, basierend auf der Rolle, Funktion und Verantwortung jeder Person im Unternehmen. Dadurch kann der Zugang zu vertraulichen oder besonders schützenswerten Verträgen auf bestimmte Abteilungen oder einzelne, autorisierte Personen beschränkt werden, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumente jederzeit zu gewährleisten.

Ermöglicht die DMS eine automatische Versionierung von Verträgen?

Ja, unsere DMS unterstützt eine vollautomatische Versionierung. Das bedeutet, jede noch so kleine Änderung an einem Vertragsdokument wird als neue Version gespeichert. So haben Sie jederzeit Zugriff auf alle früheren Fassungen des Vertrags und können lückenlos nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Dies sorgt für maximale Transparenz und Sicherheit im Vertragsmanagement.

Wie gewährleistet die DMS die Compliance mit Datenschutzrichtlinien und anderen Vorschriften?

Unsere DMS wird regelmäßig von unabhängigen Institutionen geprüft. Umfassende Zertifizierungen bestätigen, dass die Software – sowohl das Produkt als auch das Unternehmen – alle geltenden Standards und Normen erfüllt, um höchste Informations- und Datensicherheit zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem international anerkannte Standards wie ISO/IEC 27001, DIN EN ISO 9001, SOC 2, Typ 2 oder NF203.

Gleichzeitig unterstützt die DMS Ihr Unternehmen aktiv dabei, Compliance-Richtlinien einzuhalten und deren Einhaltung nachzuweisen. So bietet die Software beispielsweise eine präzise Rollen- und Rechteverwaltung, die sicherstellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten, um Datenschutzverletzungen konsequent zu unterbinden. Dank sicherer Archivierung, nachvollziehbarer Dokumentenbearbeitung und zielgerichteter Dokumenten-Workflows lassen sich Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance-Vorgaben und Qualitätsmanagementprozesse einfach umsetzen und belegen.

Inwieweit lässt sich die DMS an unsere individuellen Bedürfnisse im Vertragsmanagement anpassen?

Die Software zeichnet sich durch ihre hohe Flexibilität aus und lässt sich umfassend an die individuellen Anforderungen und die Skalierung Ihres Unternehmens anpassen. Sie können Archive, Eingabedialoge, Felder und Workflows exakt nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren und die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. So fügt sich unsere DMS optimal und intuitiv in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe ein und optimiert Ihre gesamte Vertragsverwaltung spürbar.

Wie lässt sich die DMS für das Vertragsmanagement in mein bestehendes System integrieren?

Dank flexibler Schnittstellen und umfassender Integrationsmöglichkeiten lässt sich unsere DMS nahtlos an Ihre vorhandenen Anwendungen anbinden. Dies ermöglicht eine durchgängige Automatisierung Ihrer Vertragsprozesse und bewahrt gleichzeitig Ihre bewährten Abläufe. Legen Sie beispielsweise Verträge, die Sie in SAP oder anderen Anwendungen erstellen, zentral und revisionssicher in der DMS ab – genauso wie Verträge, die Sie per E-Mail erhalten.

Welche Kosten sind mit der Nutzung der Software für die Vertragsverwaltung verbunden?

Die Kosten für die Nutzung unserer DMS-Software variieren und hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen die gewählte Bereitstellungsform (als Cloud- oder als On-Premises-Lösung), die Anzahl der Benutzer sowie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Die Software bietet flexible Preismodelle, die auf die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns gerne für Ihr individuelles und unverbindliches Angebot – unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter und beantworten all Ihre Fragen.

Wie lange dauert die Einführung der DMS für das Vertragsmanagement – und welche Unterstützung erhalten wir dabei?

Die Einführung unserer DMS für Ihre Vertragsverwaltung kann sehr zügig erfolgen, wobei der genaue Zeitrahmen von Ihren spezifischen Anforderungen abhängt. Unser Professional Services Team oder ein autorisierter Digitalisierungsexperte aus unserem Partnernetzwerk richtet die DMS maßgeschneidert für Sie ein und unterstützt Sie umfassend beim erfolgreichen Start. Für eine besonders effiziente Einführung innerhalb weniger Tage bieten wir einfach zu bedienende Templates mit vorgefertigten Konfigurationen. Kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich für ein individuelles Angebot und einen zeitlichen Fahrplan – wir freuen uns darauf, Sie dabei zu unterstützen, schnell und effizient mit der Software zu arbeiten!